Контакт — это физическое лицо, связанное с организацией (Account). Он представляет человека, с которым ваша компания ведёт бизнес: клиента, партнёра или иного представителя организации. Один контакт связан с оргной организацией (в классическом варианте), но через роли может участвовать в других отношениях.
Ключевые поля объекта
Качественная карточка контакта — это не просто набор полей, а инструмент, который обеспечивает точность данных и надежность всей системы CRM. Чтобы исключить ошибки при вводе информации и поддерживать базу в актуальном состоянии, каждое поле должно быть продумано с точки зрения:
Валидации — это система проверок, которая обеспечивает соответствие вводимых данных установленным требованиям. В Salesforce для этого используются validation rules — логические условия, которые не позволяют сохранить запись при нарушении заданных критериев. Например: обязательное заполнение поля, допустимая длина телефона или правильный формат email.
Автоматизации — это использование встроенных инструментов CRM для автоматического выполнения действий без участия пользователя. В Salesforce автоматизация реализуется через механизмы вроде workflow rules, process builder или flows. Она позволяет, например, автоматически заполнять поля на основе других значений, назначать ответственного, ставить статус по умолчанию или запускать уведомления при создании контакта.
Такая настройка снижает влияние человеческого фактора, упрощает работу менеджеров и делает данные пригодными для аналитики и отчётности.
Ниже представлены рекомендуемые поля и лучшие практики, которые помогут вам выстроить структуру карточки контакта в вашей CRM:
Общие сведения о контакте
| Наименование поля | Тип поля | Значение | Правила проверки | Описание поля |
| Имя | Текст | Правила валидации: — Обязательное поле при заполнении; — Минимум 2 символа; Только буквы и пробелы, без цифр и спецсимволов; — Первая буква — заглавная (автоформатирование желательно); | Личное имя контакта, используется для обращения в коммуникациях и персонализации. | |
| Имя организации | Взаимосвязь поиска | Правила валидации: — Обязательное поле при заполнении; | Наименование компании, с которой связан контакт. | |
| Ответственный за контакт | Взаимосвязь поиска | Правила валидации: — Обязательное поле при заполнении; — Только активный пользователь системы; | Сотрудник компании, который ведёт и контролирует общение с данным контактным лицом. | |
| Статус | Раскрывающийся список | Активный, не активный | Правила валидации: — При создании контакта статус автоматически устанавливается как «Активный»; Статус «Неактивный» блокирует добавление контакта в новые сделки; Автоматизация: — При смене статуса на «Неактивный», все связанные задачи получают статус «Не выполнена»; — Если дата последней активности более 6 месяцев назад, статус автоматически меняется на «Неактивный»; | Текущий этап взаимодействия с контактом , не активный значит уволенный. |
Сведения о роли
| Наименование поля | Тип поля | Значение | Правила проверки | Описание поля |
| Должность | Текст | Правила валидации: — Обязательное поле при заполнении; — Минимум 2 символа; Только буквы и пробелы, без цифр и спецсимволов; — Первая буква — заглавная (автоформатирование желательно); | Должность контактного лица для понимания роли и полномочий в компании. | |
| Подчиненный | Взаимосвязь поиска | Правила валидации: — Должен быть действующий контакт; — Проверка на отсутствие циклической иерархии; — Не обязателен, если контакт без управленческой функции; | Сотрудник компании клиента, подчиняющийся данному контакту, важен для выстраивания иерархии и стратегии общения. |
Контактные данные
| Наименование поля | Тип поля | Значение | Правила проверки | Описание поля |
| Адрес эл. почты | Эл. почта | Правила валидации: — Стандартная email-валидация (example@domain.ru); — Только латиница; — Уникален в системе (не должен повторяться у активных контактов); — Не должен содержать пробелов; | Email контакта для оперативной переписки, отправки документов и уведомлений. | |
| Мобильный телефон | Телефон | Правила валидации: — Начинается с +7, только цифры; 11 символов после кода страны; — Уникален в пределах активных контактов; — Автоматически форматируется под маску +7 (XXX) XXX-XX-XX; | Личный мобильный номер контакта, используемый для прямой связи и оперативных вопросов. | |
| Корпоративный телефон | Телефон | Правила валидации: — Начинается с +7, только цифры; 11 символов после кода страны; — Автоматически форматируется под маску +7 (XXX) XXX-XX-XX; Автоматизация: — Поле заполняется автоматически- данные берутся из связанной карточки компании; — Регулярная синхронизация при изменении телефона в карточке компании; | Стационарный или корпоративный телефон контакта для официального общения и решения вопросов. | |
| Добавочный номер | Число | Внутренний номер телефона для быстрого соединения с конкретным контактом через корпоративную телефонию. |
Описание
| Наименование поля | Тип поля | Значение | Правила проверки | Описание поля |
| Примечание | Текст | Правила валидации: — до 500 символов. | Дополнительная информация или комментарий по контакту для понимания особенностей общения или личных предпочтений. |
Возрастные сведения
| Наименование поля | Тип поля | Значение | Правила проверки | Описание поля |
| Дата рождения | Дата | Правила валидации: — Контакту не может быть менее 16 лет и более 100. | День рождения контакта, позволяет использовать персональный подход и укреплять взаимоотношения. | |
| Возраст контакта | Формула | Автоматизация: — Не редактируется вручную. — Автоматически пересчитывается при изменении даты рождения. — Не отображается, если дата рождения пустая. | Текущий возраст контактного лица для оценки уровня опыта и подбора соответствующего стиля коммуникации. |
Отчётность по контактам: что стоит отслеживать
Контакты — это не просто записи. Это точки живой коммуникации, которые требуют регулярного внимания. Вот какие отчеты помогут контролировать качество и полноту базы:
| Наименование | Описание | Формула |
| Контакты с предстоящими днями рождения | Показывает, у каких контактов скоро день рождения — используется для персонализированных коммуникаций и повышения лояльности. | Дата рождения контакта ≥ сегодня |
| Среднее число контактов на одну компанию | Позволяет оценить глубину охвата клиентских организаций — чем выше показатель, тем прочнее связь с компанией. | ∑ всех контактов / ∑ всех аккаунтов |
| Компании без контактов | Выявляет компании, к которым не привязано ни одного контактного лица — сигнал о рисках в сопровождении и коммуникации. | Количество связанных контактов = 0 |
| Контакты без активности более 90 дней | Показывает контакты, с которыми давно не было взаимодействий — помогает выявить забытые точки входа и восстановить диалог. | (Сегодня – Дата последней активности) > 90 дней |
| Новые контакты за период | Фиксирует количество новых контактов за выбранный временной отрезок — отражает динамику роста базы контактов. | Дата создания контакта ∈ выбранный период |
| Компании с единственным контактным лицом | Помогает найти уязвимые компании, где все взаимодействия завязаны на одного человека — при его уходе связь с организацией может прерваться. | Количество контактов, связанных с аккаунтом = 1 |
Заключение
Качественная настройка карточки контакта, продуманная автоматизация и регулярная аналитика — это основа надежной клиентской базы. Они позволяют поддерживать порядок в системе, исключать дубли, снижать количество ошибок и обеспечивать актуальность данных.
Не перегружайте карточку избыточными атрибутами — начните с минимального, но достаточного набора. Чем проще и чище структура, тем легче сотрудникам соблюдать порядок, а системе — работать стабильно.
